A közös képviselői megbízási szerződés akkor jó, ha a közgyűlési döntést világos, számonkérhető működési szabályokká alakítja. Nem az a célja, hogy minden lehetséges élethelyzetet felsoroljon, hanem hogy egyértelmű legyen: ki, mit, milyen keretek között és milyen díjért végez.
A megbízás alapadatai
A szerződésben pontosan azonosítani kell a társasházat, a megbízott személyt vagy szervezetet, a megbízás kezdetét, időtartamát és a kapcsolódó közgyűlési határozatot. Fontos, hogy a szerződés ne térjen el a közgyűlés által elfogadott feltételektől.
Feladatok és felelősségi határok
Rögzíteni érdemes többek között:
- a közgyűlések előkészítését és a határozatok végrehajtását;
- a könyvelés, a pénzügyi nyilvántartás és a beszámolás rendjét;
- a közös költség előírását és a hátralékkezelés folyamatát;
- a szerződések, biztosítások és szolgáltatói ügyek kezelését;
- a karbantartás, hibabejelentés és sürgős intézkedések rendjét;
- az iratkezelést, adatkezelést és tulajdonosi kapcsolattartást;
- a számvizsgáló bizottsággal való együttműködést.
Különösen hasznos meghatározni, milyen értékhatárig intézkedhet a közös képviselő önállóan, mikor szükséges számvizsgálói egyeztetés, és mely ügyekben kell közgyűlési döntés.
Díjazás és külön feladatok
A havi alapdíj mellett legyen világos, mely szolgáltatások tartoznak a megbízásba, és mi minősül külön díjas munkának. Nagy felújítás lebonyolítása, pályázat, peres ügy, rendkívüli közgyűlés vagy részletes műszaki koordináció külön megállapodást igényelhet. A homályos „minden feladatot tartalmaz” megfogalmazás később mindkét félnek kellemetlen.
Beszámolás és ellenőrizhetőség
A szerződés határozza meg, milyen gyakran és milyen formában kap a társasház pénzügyi, műszaki és ügyintézési tájékoztatást. A számvizsgáló bizottság hozzáférése, az iratbetekintés, a bankszámlahasználat és a jóváhagyási folyamat legyen egyszerűen követhető.
Megszűnés és átadás
Ki kell térni a felmondás, a felmentés és az elszámolás rendjére, valamint az iratok, kulcsok, digitális hozzáférések és folyamatban lévő ügyek átadására. A jogszabályi kötelezettségeket a szerződés nem írhatja felül, de a gyakorlati átadás részleteit pontosíthatja.
Kerüljük a hangzatos, mérhetetlen ígéreteket
Az „azonnali ügyintézés” vagy „minden problémát megoldunk” jól hangzik, de nem ellenőrizhető. Jobb meghatározni a bejelentési csatornákat, a visszajelzés rendjét, a sürgős helyzet fogalmát és azt, hogy mi függ külső szakembertől vagy közgyűlési döntéstől.
Ha társasháza számára átlátható, műszaki szemléletű közös képviseletet keres, egyeztessünk a feladatokról. Kérjen ajánlatot.
A szerződés végleges szövegét mindig az adott társasház körülményeihez kell igazítani; szükség esetén kérjenek jogi ellenőrzést.