A társasházkezelés és a közös képviselet szétválasztása a gyakorlatban nem annyira fontos, viszont elméleti kérdésként sokszor előkerül szakmai beszélgetésekben. Tehát mit csinál a társasházkezelő és a közös képviselő? Gyakorlatban szinte ugyanazt, de nézzük végig, az alátámasztását ennek a rövid konklúziónak.

Társasházból egy vagy több tulajdonos látja el a közösség érdekében a közösségi feladatokat:

1. Egy tulajdonos akkor tudja ellátni, ha nem üzletszerűen végzi, tehát nem kap érte díjazást.
2. Több tulajdonostársra viszont van külön megnevezés és intéző bizottságnak hívják őket összefoglalóan.

Előnyei: ennek a rendszernek: állandó tulajdonosi jelenlét, és feltételezhető a munkafolyamatok tulajdonosi kontrollja jobban megvalósul, valamint a társasházi közösség problémái is jobban ismertek.

Hátránya: a gyakorlatban nem biztos, hogy a tulajdonosok profi módon látják el a szakfeladatokat, tehát a könyvelést, a vállalkozók kiválasztását. Ha ez így van, akkor már társasházkezelő bevonását kell megfontolni. Van a gyakorlatban arra is példa, hogy intéző bizottság mellett, egy profi társasházkezelő működik, aki a szakfeladatokat elvégzi.

Outsourcing formák:

Itt már szükséges a társasházkezelő vagy ingatlankezelő szakképesítés. A társasházkezelő képesítést érettségivel, az ingatlankezelői képesítést a társasházkezelő képesítés birtokában lehet megszerezni. Általában 6 hónapos OKJ-s képzés keretében.

• Külső, egyéni vállalkozói igazolvány rendelkező személy megbízása

Előnye: tevékenysége a a tulajdonostársak által könnyebben ellenőrizhető, a felelősségre vonás is egyszerűbb, valamint sok ház között sem aprózódik el, mivel a kapacitása véges.

Hátránya: az ügyfélfogadási idő rugalmas alakítása, tehát nem biztos, hogy rendelkezik egy irodával, ahol mindig található valaki, hanem időpont egyeztetésre mindig fel kell hívni.

• Gazdasági társaságok, vagyonkezelő szervezetek

Nagyon fontos megemlíteni, hogy a társaság egy tagjának legalább rendelkeznie kell a minimum szükséges társasházkezelő szakképesítéssel, ez kiváltható azzal, hogy a munkaviszonyban van egy olyan alkalmazott, aki a megfelelő szakképesítéssel rendelkezik.

Előnye: a feladatok delegálás már megtörtént, így minden feladatnak van egy vagy több felelőse. Ha nem is a kompetens személy, de valaki mindig elérhető az adott szervezetnél, az ügyfélfogadási idő meghatározott. Joggal bízhat(na) benne a társasház, hogy a működéshez szükséges infrastruktúra és kapcsolatrendszer adott.

Hátránya: az előzőekben leírt előnyökből adódnak a hátrányok is. A ledelegált feladatok, a fenntartott infrastruktúra megdrágítják a feladatok elvégzését. A tulajdonostársaknak úgy tűnhet, hogy a munkafázisok elaprózódnak. A tulajdonostárs nem minden esetben tud kapcsolatba lépni az ügyvezetővel, így olyan érzés alakulhat ki, mintha a nem kapna a társasház elég figyelmet.

Ennyi bevezetés után tekintsük át a közös képviselő (ideértve az intéző bizottság feladatait:

1. A közgyűlési határozatok előkészítése és végrehajtása, a Társasházi törvény alapján, és a felhatalmazást megadó közgyűlési határozat alapján írt megbízási szerződés szerint.
2. A közgyűlési határozatok könyvének vezetése.
3. A társasházi működés biztosítása érdekében a szükséges intézkedések meghozatala, ideérve a fenntartást, a karbantartás és a javítást meghatározó feladatokat.
4. A költségvetési javaslatok elkészítése, a fizetendő közös költség meghatározása.
5. A közös költség beszedése, kezelése.
6. Az éves elszámolás elkészítése.
7. A társasház képviselete, meghatározóan bírósági eljárásban és 3. féllel szemben.
8. Ellenőrzi a társasházkezelő tevékenységet, ha a feladatok szétválasztása megtörtént.

Társasházkezelő tevékenysége:

1. A társasház adottságainak figyelembevételével ajánlatot ad az épületfenntartására. Tehát nem fog közös költséggel bajlódni, egy kialkudott összegért üzemelteti az épületet, ide nem értve a vállalkozók anyag- és munkadíját. Apróbb átalánydíjas javításokat végezhet.
2. A társasházzal kötött megbízási szerződés értelmében elvégezheti a javítási, a fenntartási és a karbantartási feladatokat.
3. Javaslatot tehet a közös területek hasznosítására, valamint a társasház gazdálkodására, hiszen tervezett karbantartási és állagmegóvási tevékenységet végezhet.
4. Megbízása kiterjedhet pénzügyi tervezésre, elszámolásra, adóbevallások készítésére, könyvelésre.
5. Szervezési feladatokat is elláthat.

A feladatok szétválasztására a társasházi törvény is kísérletet tesz a IV. Fejezet. A gyakorlatban viszont egy teljes összemosódás van, és a legtöbb társasháznál a közös képviselő egyben társasházkezelő is. Ebből azért vannak néha kellemetlenségek. Javasolható lehet a megbontás megszüntetése, és a közös képviselő feladatainak bővítése, ezzel együtt az elvárások bővítése.

Lezárásként érdemes még párszóban a társasházkezelés személyi feltételeit áttekinteni:

1. Kommunikációs készség, kiemelten a türelemre, és a meghallgatási képességre.
2. Konfliktuskezelési képesség, hát ez időnként nagyon nehéz tud lenni, mivel a tulajdonosnak mindig igaza van, de a társasház érdeke nem mindig egyezik a tulajdonosi érdekekkel. Ez az igazi konfliktus.
3. Gazdasági ismeretek
   1. pénzügy,
   2. adózás és társadalombiztosítás,
   3. könyvelés,
   4. közüzemi ismeretek,
4. Jogi ismeretek
   1. társasházakra vonatkozó jogi ismeretek (pl. a közgyűlési határozat a tulajdonosok közötti szerződésnek minősülnek, így adott esetben vizsgálják a Ptk. vonatkozó szabályait is.)
   2. kötelmi jog ismerete, adózás, munkajog,
   3. építészeti jog, engedélyezési eljárások ismerete,
5. Műszaki ismeretek
   1. alapfogalmak ismerete (pl. fenntartás, üzemeltetés, karbantartás, felújítás, ügyelet, készenlét),
   2. lakóépületek ismerte (pl. dán típusú panel)
   3. kivitelezés menete (pl. építési napló, igazolások, nyilatkozatok)
6. Nyilvántartási gyakorlat, és adatkezelési ismeretek
   1. közös költség analitika, naplófőkönyv,
   2. adók és járulékok befizetésének nyilvántartása,
   3. szabályzatok nyilvántartása,
   4. kereshetőség megoldása,
   5. lakónyilvántartás folyamatos vezetése, lakói szerződések vezetése.
7. Piaci ismeretek
   1. árak ismerete (pl. takarítási díjak, vállalkozási díjak, bérleti díjak)
   2. versenyeztetési eljárások ismerete

A leírásból lehet látni, hogy elég összetett a közös képviselő feladata. Ez az időszak már nem a házmesteri kor, muszáj fejlődni, tanulni és a társasházi tulajdonosok sem maradhatnak le, mivel az életterüket, a társasházuk környezetére ez kihatással lesz.

(Az írás először a www.tarsashazipolgar.hu oldaunkon jelent meg.)